大学の事務職、研修が少ないと生産性も下がる

大学の事務職の話だけど、自分が大学に書類を提出したときの対応の遅さとか不親切さって、こういう研修不足が原因ってこと？

研修不足が直接の原因かどうかは、その大学次第なんですよね。 この調査はアフリカの一つの大学での結果なので、あなたが経験した大学に当てはめるのは慎重になるべきです。ただ、疑問の背景にある構図は通用するところがありそう。 事務職の対応が遅い、不親切という感覚は、実は二つの層があるかもしれません。一つは「本人の能力や気持ちの問題」。もう一つは「組織がその人に十分な環境を用意していない問題」。多くの場合、後者が見えにくいんです。 書類処理のルールが曖昧だったり、判断基準が明示されていなかったり、急な対応に応じるリソースがなかったり。そういう環境では、たとえ意欲のある職員でも、外部には「対応が遅い」と映ってしまう。研修制度が弱いということは、実はそうした「組織の仕組み自体の不備」を映し出している可能性があります。 あなたの経験が、その大学の事務体制の課題を指しているのか、それとも単なる運の問題なのか。それは記事からだけでは判りませんが、「遅さ」の背景には人の育成環境が隠れていることは、十分考えられると言えそうです。

なぜ今、アフリカの大学の事務職員を調査する必要があったの？世界的に同じ問題が起きてるってこと？

事務職の研修不足というのは、確かに先進国でも途上国でも起きてる課題なんですよね。ただ、アフリカの大学を調査した理由は、むしろ「そこだからこそ」という側面が強いと思います。 高等教育が急速に拡大してるアフリカでは、大学の数は増えても、人材育成の仕組みが追いつかないケースが目立ってる。先進国のように「当たり前の研修制度」が存在しない分、問題がより露骨に現れやすい環境なんです。つまり、組織的なバックアップが欠けるとどうなるのか、その因果関係がはっきり見える現場として機能してるわけです。 逆に言えば、日本やヨーロッパの大学では研修が「当然のように」行われているから、その効果を改めて測定する必要性が薄い。アフリカでこうした調査をすることで、研修と生産性の結びつきを理論的に示し、先進国の政策立案者にも「あ、実はこれ大事だ」と認識させるような説得力が生まれてくる側面もあるのかもしれません。

これって『教育機関は教育が本業だから、事務は二の次』って無意識の優先順位がある組織の話なの？

その無意識の優先順位は確かにありそうですが、もう少し深い問題かもしれません。大学という組織では、教員と事務職の「見える化」のされ方に大きな差があるんですよね。教員は研究成果や学生評価で成果が可視化しやすい。でも事務職の仕事は、うまくいってるときほど目立たない。書類が時間通り処理される、問い合わせが素早く返ってくる、それって「当たり前」として受け止められてしまう。つまり、事務職の価値が組織内で認識されにくいのです。その結果、予算配分の優先順位も、研修投資の優先順位も後回しになる。優先順位の問題というより、事務職の貢献が「見えない仕事」として扱われてしまう構造的な課題にも見えます。大学経営が今、こういう「目立たない部分」の重要性にどれだけ気づくか。そこが競争力を分ける時代になっているのかもしれません。

事務職員の生産性が上がらないせいで、実は一番困ってるのって、その事務職員たちじゃなくて学生や教員なんじゃ？

その通り。調査では事務職員の満足度や自信の低下が測定されてますが、現場で一番ストレスを感じてるのは、書類が遅れたり対応がぎくしゃくしたりする側なんですよね。学生が願書の手続きを待たされたり、教員が予算申請の進捗が分からなかったり。事務職員も苦しいけど、その負のループは学生や教員に直結してる。 だから興味深いのは、この問題を「事務職員のやる気や能力の問題」と個人化するのか、「組織の育成投資の不足」と構造化するのかで、改革の入口がまるで変わるということです。個人の努力だけを期待すれば、人は疲弊するだけ。でも組織が本気で研修体制を整えれば、事務職員の仕事が楽になり、結果として学生や教員の体験も改善される。一石四鳥じゃないですが、改革の効果が全体に波及する可能性がある。つまり「事務職を育てる」ことは、実は大学全体の運営品質を底上げする最速ルートになり得るということなのかもしれません。

『組織的なバックアップが弱い』って、研修を受けさせた後に、実務で活かせる環境がないってこと？

まさにそこなんですよね。研修を受けても、職場に戻ったら「あ、でもうちはこのやり方で」みたいに従来のやり方に戻される、みたいな感じです。 調査の文脈から読み取れば、組織的なバックアップの弱さは三つ層になってそうです。一つは、研修で学んだスキルを実際の仕事に組み込むための制度設計がない。二つ目は、上司や同僚が新しいやり方を認めない、あるいは指導しない。三つ目は、研修そのものが一度きり、みたいな単発で終わってしまうこと。 だから事務職員は「研修は受けたけど、じゃあ実務でどう使えばいいんだ」という浮遊感を抱えることになる。スキルを身に付けても、その人を評価する基準が曖昧だから、自信にもつながらない。つまり『育てる覚悟がない』というのは、研修という建前ではなく、学んだことを仕事に落とし込む環境や仕組みが存在しないってことなのかもしれません。