マニュアルのないファイルを「だましだまし」運用 6割超が「前任者の謎マクロ・関数」に苦労

「属人化」って、結局どういう状態のことを指してるの？特定の人に仕事が集中するってこと？

属人化というのは、特定の人に仕事が集中するのとは少し違います。むしろ「そのやり方や知識が、その人の頭の中にしか存在しない」という状態を指しています。 この記事で言うなら、前任者が作った謎のマクロがあるけど、なぜそう書いたのか誰も知らない。ファイルの使い方に明確なマニュアルがない。だから毎日「だましだまし」運用する羽目になる。その人が休むと業務が止まる。これが属人化です。 問題は、仕事量ではなく「その仕事のやり方が、人に紐付いている」ことなんですよ。仕事の内容や手順や意思決定が、個人の経験や勘や習慣に委ねられている状態。だから後任者が来ても引き継げない。組織として再現不可能になってしまう。 つまり、仕事が集中することより、仕事が「見える化」されていないこと、マニュアル化されていないこと、システム化されていないことが、属人化の本質なのかもしれません。だから改善しようとしても、「どこから手をつければいいか分からない」というジレンマが生まれるんでしょう。

営業事務じゃなくて、他の部署や職種でも『前任者の謎マクロ』みたいな問題って起きてるの？

多分、起きてますよね。調査が営業事務に限定されてるのは、恐らくExcelやスプレッドシートの使用頻度が特に高い職種だからであって、属人化そのものは業種や部署を選ばない問題だと思います。 むしろ考えると、マクロや関数が絡む領域ほど属人化が深刻になる傾向があるのかもしれません。営業事務は数値管理やデータ集計が定型的なので、前任者がカスタマイズしたファイルが「使い続けられる」。一方、企画やマーケティングなら独自の分析ツール、人事なら給与計算の複雑な仕組み、経理なら月次決算プロセスと、職種ごとに「謎の工夫」が層積していく構造は同じです。 ただ、営業事務が調査対象になったのは、おそらく「業務がファイルに依存している度合い」「チーム内での共有・引き継ぎの頻度」が相対的に高いからなんでしょう。つまり、問題が可視化しやすい。他の部署では属人化していても、担当者が長く居座ったり、引き継ぎの機会が少なかったりして、表面化しにくいだけかもしれません。

なぜここまで『Excel地獄』が続いてるのか。企業はずっと前からこの問題に気づいてたはずなのに、今までなぜ改善が進まなかったんだろう？

Excel が便利すぎるがゆえの罠なんですよね。 データベースやシステムを新しく導入しようとすると、初期投資がかかる。でも Excel なら、今日から使える。手元にあるツールで「だましだまし」進めると、組織全体が依存してしまう。一度その状態になると、抜け出すのに膨大な手間がかかる。だから気づいていても動かない。 記事で「改善に着手できないジレンマ」が約7割に上っているのは、その構造を示しています。問題は明白でも、日々の業務に忙殺されていては、新しいシステムへの移行という大きな決断は後回しになる。 さらに厄介なのは、この非効率が「見えづらいコスト」だという点。月5時間の残業が積み重なったり、誰かが休むと業務が止まるリスク。これらは数字になりにくいので、経営判断の優先順位が上がらない。「今のところ回ってるし」という惰性が、改善投資の判断を先送りにし続ける。つまり、組織が変わるきっかけって、問題の認識ではなく、何かが本当に壊れるまで来ないのかもしれません。

これって『目の前の定型業務で忙しくて、改善に手が回らない』という、あらゆる職場にある構造的なジレンマの一例なの？

その通りです。ただ、この調査が面白いのは、そのジレンマが「技術的には解決可能な部分が大きい」という点なんですよね。 定型業務に追われて改善に手が回らない、というのはあらゆる職場の課題ですが、Excelやスプレッドシートのケースでは「やるべき改善」がかなり具体的で実行可能。データベースへの移行、マニュアルの整備、共有フォルダの整理—これらは金銭的にも技術的にもそこまで大きなハードルではない。むしろ改善すれば、月5時間以上の残業削減や属人化の解消といったリターンが明確に見えてる。 なのに踏み出せない。それって、単なる「忙しさ」ではなく、改善自体を「追加タスク」として捉えてしまう組織の構え方にあるのかもしれません。短期的な業務圧力が強すぎて、中期的な効率化を『余裕がある時の贅沢』だと無意識に位置づけてしまってる。 つまり、あらゆる職場にあるジレンマの典型例というより、「解決できるのに解決しない」という、もっと特殊な停滞状態を映し出しているように見えます。

月に5時間以上の残業が発生してるってことは、会社としては人件費や生産性を損してるはずだけど、それでもExcelの改善に投資しない理由って何なんだろう？

会社の意思決定層には、その損失が「見えにくい」んだと思います。 月5時間の残業は、個々の担当者の問題として処理される傾向があるんですよね。人事評価は「この人は定時では終わらない」という個人の特性に帰属させやすい。組織全体で月5時間×部員数を積算し直さない限り、経営層の目には「小さなズレ」に映りやすいのです。 一方、データベース導入には初期費用と運用の手間がはっきり見える。「システム導入に300万円」は決算に跳ねるけれど、「毎月50人×5時間の隠れた人件費」は月給に混ざったままです。 加えて、そうした改善投資は営業事務部門から発案されることが多く、経営層に「なぜこの部署だけシステム化が必要なのか」と判断されやすい。営業数字ほど直結していない機能部門の効率化は、優先順位が下がりがちなのかもしれません。 結果として「目の前の定型業務で手いっぱい→改善の時間がない→属人化が続く」という悪循環に陥る構図は、個人の努力というより、可視化されていない損失を放置する組織設計の問題に見えます。